La presente Política de Privacidad describe cómo BeSolution Engenharia, Lda., que opera bajo la marca BeVantai («BeVantai», «nosotros»), trata datos personales en el ámbito del sitio bevantai.com, de la demostración pública del concierge y de los concierges virtuales que proporciona a sus clientes, incluidos los disponibles a través de WhatsApp. Se aplica a los visitantes del sitio, a las personas que hablan con un concierge y a los representantes de los alojamientos que contratan el servicio.
1. Responsable del tratamiento y contacto
La entidad responsable del sitio, de la demostración pública y de la prestación del servicio es BeSolution Engenharia, Lda., sociedad de responsabilidad limitada con el NIPC 507295951 y domicilio social en Rua Soar de Cima 21, Largo Almeida Moreira, 3500-211 Viseu (Portugal).
Cualquier solicitud, pregunta o reclamación relativa a datos personales puede dirigirse a privacy@bevantai.com. Respondemos en un plazo máximo de 30 días.
2. Definiciones
- «Servicio»: el conjunto formado por el sitio bevantai.com, la demostración pública del concierge y los concierges virtuales proporcionados a los Clientes, junto con el panel de gestión que los acompaña.
- «Concierge»: el asistente virtual que responde por escrito, mediante un modelo de lenguaje, a las preguntas de quien contacta con un alojamiento, en un sitio web, en una ventana de chat integrada, en un dominio propio o en WhatsApp.
- «Cliente»: el alojamiento turístico, guesthouse, hotel u otra entidad que contrata el Servicio a BeVantai.
- «Usuario»: la persona que habla con un Concierge o con la demostración pública, sea o no huésped del Cliente.
- «Datos del Cliente»: los datos personales tratados por BeVantai por cuenta de un Cliente, en particular el contenido de las conversaciones de sus Usuarios.
- «Encargado del tratamiento»: la entidad que trata datos personales por cuenta y siguiendo las instrucciones de un responsable del tratamiento, en el sentido del artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 («RGPD»).
3. Ámbito y papeles
La calificación de BeVantai depende del contexto en que se tratan los datos:
| Contexto | Responsable del tratamiento | Papel de BeVantai |
|---|---|---|
| Visita al sitio bevantai.com, solicitudes enviadas mediante el formulario del sitio y conversación con la demostración pública del Concierge | BeVantai | Responsable del tratamiento |
| Conversación con el Concierge de un Cliente, en el sitio del Cliente, en una ventana de chat integrada, en un dominio propio o en WhatsApp | El Cliente | Encargada del tratamiento: trata los datos por cuenta y siguiendo las instrucciones del Cliente, en virtud de un contrato de encargo que forma parte del contrato de cada Cliente |
| Datos de los representantes y usuarios del panel de los Clientes | BeVantai | Responsable del tratamiento |
Cuando BeVantai actúa como encargada del tratamiento, las solicitudes de ejercicio de derechos corresponden al Cliente. El Usuario puede, no obstante, dirigirlas a BeVantai, que las traslada al Cliente y colabora en su cumplimiento.
4. Datos personales que tratamos
BeVantai trata las siguientes categorías de datos personales:
| Categoría | Datos | Origen |
|---|---|---|
| Contenido de las conversaciones | Los mensajes escritos por el Usuario y las respuestas del Concierge. | Usuario |
| Datos técnicos de la conversación | Fecha y hora de cada mensaje; un identificador aleatorio de sesión generado en el navegador, que solo sirve para mantener el hilo de la conversación y no identifica al Usuario ni le sigue entre sitios; el idioma detectado; el tiempo de respuesta y el consumo del modelo de lenguaje. | Generados por el Servicio |
| Datos derivados | Una categoría, un resumen, los temas de la conversación, las preguntas que quedaron sin respuesta y la indicación de si la solicitud quedó resuelta, generados por inteligencia artificial al terminar la conversación, sin datos personales en las etiquetas. | Generados por el Servicio |
| Datos de contacto del Usuario | Una dirección de correo electrónico o un número de teléfono, solicitados únicamente cuando el Usuario pide que el equipo del Cliente le responda más tarde. | Usuario |
| Datos de voz | En los Concierges en los que el Cliente ha activado el dictado, el audio captado cuando el Usuario toca el micrófono, convertido en texto por un servicio de reconocimiento de voz en la Unión Europea. El audio no se conserva ni se usa para identificar al Usuario. | Usuario |
| Datos de WhatsApp | El número de teléfono, el identificador asignado por Meta y el nombre del perfil de WhatsApp del Usuario, recibidos con cada mensaje. Si el Usuario usa un nombre de usuario de WhatsApp, Meta puede enviar el identificador y ese nombre sin el número. | Plataforma WhatsApp Business |
| Solicitudes a través del sitio | El nombre, el contacto (correo electrónico o teléfono), el mensaje y, si se indica, el sitio web del alojamiento, enviados mediante el formulario de solicitud de propuesta del sitio bevantai.com. | Quien envía la solicitud |
| Datos de los Clientes | La información del alojamiento y los contactos profesionales facilitados en el formulario; las cuentas del panel, con nombre, dirección de correo electrónico y contraseña; el registro de las acciones realizadas en el panel, con la fecha y la dirección IP. | Cliente |
| Datos de la conexión a WhatsApp | Cuando un Cliente conecta el Concierge al WhatsApp de su empresa, los identificadores de la cuenta de WhatsApp Business, del número de teléfono y del portfolio comercial, el nombre con el que la empresa aparece en WhatsApp, una clave de acceso y, en los números que BeVantai registra en la plataforma de Meta, el código de verificación en dos pasos. | Meta, con autorización del Cliente |
| Dirección IP del Usuario | Usada momentáneamente para limitar usos abusivos. No se conserva con la conversación; queda únicamente en los registros técnicos de acceso de la infraestructura y de la red. | Conexión del Usuario |
En el chat de un sitio web no se pide ninguna identificación para hablar con el Concierge. Si el Usuario escribe datos personales durante la conversación, quedan guardados en el contenido de esa conversación, como cualquier otra frase.
El Concierge solo lee texto. Las fotos, audios, ubicaciones y otros archivos enviados por WhatsApp no se abren ni se conservan; queda registrado únicamente el tipo de mensaje, y el Concierge invita al Usuario a escribir.
5. Concierge en WhatsApp
En los alojamientos que han conectado el Concierge a WhatsApp, el Usuario puede hablar con él a través de ese canal. Se aplica todo lo dispuesto en esta Política, con las siguientes particularidades:
- El número de teléfono, el identificador asignado por Meta y el nombre del perfil de WhatsApp del Usuario llegan a BeVantai con cada mensaje, por el funcionamiento de la propia plataforma. Se guardan con la conversación, para que la respuesta se entregue en el mismo hilo, y no se usan para ninguna otra finalidad.
- Los mensajes se transmiten por la plataforma WhatsApp Business, operada por Meta, que los entrega por cuenta del Cliente y los conserva como máximo 30 días con ese fin.
- El equipo del Cliente puede leer la conversación y responder al Usuario en la aplicación WhatsApp Business del mismo número. Mientras el equipo esté respondiendo, el Concierge no interviene.
- Cuando el Cliente conecta un número que sigue en la aplicación WhatsApp Business, BeVantai no guarda el historial de conversaciones ni los contactos de esa aplicación.
- El Concierge escribe únicamente en respuesta a un mensaje del Usuario. No envía comunicaciones comerciales ni inicia conversaciones. Para dejar de usarlo basta con no escribir o bloquear el número en la propia aplicación de WhatsApp.
- El uso de WhatsApp sigue sujeto a las condiciones y a la política de privacidad del propio WhatsApp.
6. Finalidades y bases legales
Tratamos los datos personales para las finalidades y con los fundamentos siguientes:
| Finalidad | Datos | Base legal |
|---|---|---|
| Responder al Usuario | Contenido de las conversaciones, datos técnicos, datos de WhatsApp | Interés legítimo del Cliente en responder a quien le contacta y en prestar un buen servicio (artículo 6.1.f del RGPD) y, cuando el Usuario es huésped, ejecución del contrato de alojamiento (artículo 6.1.b) |
| Poner a disposición del Cliente las conversaciones de sus Usuarios, en el panel | Contenido de las conversaciones, datos derivados | Interés legítimo del Cliente y ejecución del contrato de alojamiento |
| Elaborar estadísticas y resúmenes que ayuden al Cliente a mejorar la atención y la información que ofrece | Datos derivados | Interés legítimo del Cliente |
| Calcular el coste del Servicio y facturarlo al Cliente | Tiempo de respuesta y consumo del modelo de lenguaje | Ejecución del contrato con el Cliente (artículo 6.1.b) |
| Mantener el Servicio seguro y prevenir abusos | Dirección IP, registro de acciones en el panel | Interés legítimo de BeVantai y de los Clientes en la seguridad del Servicio (artículo 6.1.f) |
| Presentar y mejorar el producto en el sitio y en la demostración pública | Contenido de las conversaciones de la demostración, datos técnicos | Interés legítimo de BeVantai (artículo 6.1.f) |
| Convertir el dictado en texto | Datos de voz | Consentimiento del Usuario, otorgado al tocar el micrófono y confirmar el aviso que lo explica (artículo 6.1.a); puede rechazarse o retirarse en cualquier momento, continuando la conversación por escrito |
| Responder a solicitudes de propuesta y de contacto hechas en el sitio | Solicitudes a través del sitio | Aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado (artículo 6.1.b) e interés legítimo de BeVantai en responder a quien la contacta (artículo 6.1.f) |
| Gestionar la relación contractual con los Clientes | Datos de los Clientes, datos de la conexión a WhatsApp | Ejecución del contrato (artículo 6.1.b) y cumplimiento de obligaciones legales, en particular fiscales (artículo 6.1.c) |
En WhatsApp, la conversación se inicia siempre por iniciativa del Usuario, y se aplican las mismas bases legales.
BeVantai no vende datos personales, no los usa para publicidad y no usa las conversaciones para entrenar ni para mejorar modelos de inteligencia artificial. El Servicio no toma decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente al Usuario.
7. Destinatarios y subencargados
Los datos personales son tratados por categorías de proveedores de servicios que actúan como subencargados de BeVantai, bajo instrucciones contractuales y con obligaciones de confidencialidad y seguridad, cada uno limitado a lo que su función exige. La lista actualizada de esas categorías, con la función, el lugar de tratamiento y el mecanismo de transferencia de cada una, está publicada en la página Subencargados, que forma parte de esta Política.
En resumen, los datos pueden ser tratados por:
- Un proveedor de modelos de inteligencia artificial, establecido en Estados Unidos, que genera las respuestas y los resúmenes a partir de los mensajes de la conversación. Cuando la búsqueda web está activa en ese Concierge, la pregunta puede usarse para buscar en internet.
- Amazon Web Services (AWS), cuya infraestructura aloja la aplicación y la base de datos en la región de Fráncfort, Alemania, dentro de la Unión Europea.
- Un servicio de reconocimiento de voz, con tratamiento en la Unión Europea, solo en los Concierges con dictado activo y solo cuando el Usuario lo usa.
- Meta, a través de la plataforma WhatsApp Business, solo en las conversaciones por WhatsApp, que entrega los mensajes entre el Usuario y el Concierge por cuenta del Cliente.
- Proveedores de servicios técnicos que mantienen el Servicio en funcionamiento: red y protección contra ataques, envío de correo electrónico y alertas operativas al equipo de BeVantai.
- El Cliente al que se dirige la conversación, que accede a las conversaciones de sus Usuarios en el panel y, en WhatsApp, también en la aplicación WhatsApp Business de su número.
No compartimos datos personales con redes publicitarias ni con intermediarios de datos. Podemos comunicar datos personales cuando la ley lo exija o cuando sea necesario para responder a una solicitud legítima de una autoridad.
8. Transferencias internacionales
Los datos personales se alojan en la Unión Europea. El procesamiento por el modelo de lenguaje tiene lugar en Estados Unidos, lo que constituye una transferencia internacional. En las conversaciones por WhatsApp, Meta puede igualmente tratar los mensajes fuera de la Unión Europea, y lo mismo puede ocurrir con algunos proveedores de servicios técnicos. El reconocimiento de voz del dictado tiene lugar en la Unión Europea y el audio no sale de ella.
Estas transferencias se apoyan en los mecanismos previstos en el Capítulo V del RGPD: la decisión de adecuación de la Comisión Europea de 10 de julio de 2023 relativa al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, complementadas con las medidas suplementarias que resulten necesarias.
La decisión de adecuación vigente es la tercera celebrada entre la Unión Europea y Estados Unidos; las anteriores, el Puerto Seguro y el Escudo de Privacidad, fueron invalidadas por el Tribunal de Justicia de la Unión Europea en 2015 y en 2020. Si la actual llegara a invalidarse, las transferencias pasarán a apoyarse exclusivamente en las cláusulas contractuales tipo y en las medidas suplementarias que entonces se exijan.
9. Plazos de conservación
Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades para las que se recogieron:
| Datos | Plazo de conservación |
|---|---|
| Conversaciones con el Concierge, incluidos, en WhatsApp, el número de teléfono, el identificador asignado por Meta y el nombre del perfil | 24 meses desde el último mensaje. Cumplido el plazo, se eliminan automáticamente. |
| Datos de contacto solicitados para una respuesta posterior del equipo del Cliente | Se conservan con la conversación a la que se refieren. |
| Mensajes de WhatsApp en la plataforma de Meta | Como máximo 30 días, por Meta. Las copias que quedan en el WhatsApp del Usuario y en la aplicación del Cliente no dependen de BeVantai. |
| Audio del dictado | No se conserva; solo el texto resultante queda en la conversación. |
| Dirección IP del Usuario | No se conserva con la conversación; se usa momentáneamente para limitar abusos. Los registros técnicos de acceso de la infraestructura y de la red, que incluyen la dirección IP, los conservan esos proveedores durante un periodo breve, como máximo 30 días, por seguridad y diagnóstico. |
| Solicitudes enviadas mediante el formulario del sitio | Hasta 24 meses desde su recepción. Si la solicitud da lugar a un contrato, los datos pasan a seguir los plazos de los datos de los Clientes. |
| Datos del formulario y cuentas del panel | Mientras dure la relación contractual con el Cliente. |
| Registro de acciones en el panel | 24 meses. |
| Datos de la conexión de un Cliente a WhatsApp | Mientras la conexión esté activa. Se eliminan en un plazo de 30 días desde que el Cliente la desconecta o cesa el Servicio. |
| Facturas y registros contables | Durante el plazo exigido por la legislación fiscal. |
10. Seguridad
BeVantai adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, entre ellas: cifrado de todo el tráfico en tránsito; control de accesos, con cada Cliente aislado de los demás y con el acceso a las conversaciones restringido al Cliente al que pertenecen y a los miembros del equipo de BeVantai que lo necesitan para operar el Servicio; contraseñas sujetas a requisitos mínimos de robustez; registro de las acciones realizadas en el panel; y límites de uso que frenan los accesos abusivos.
11. Derechos de los interesados
Conforme al RGPD, el interesado tiene derecho a acceder a sus datos personales, a obtener su rectificación o supresión, a limitar el tratamiento u oponerse a él, a recibir los datos en un formato estructurado y de uso común, y a retirar el consentimiento que haya prestado, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, basta con escribir a privacy@bevantai.com. Respondemos en un plazo máximo de 30 días. Si la conversación fue con el Concierge de un Cliente, la solicitud corresponde a ese Cliente; el Usuario puede, no obstante, dirigirla a BeVantai, que la traslada y colabora en su cumplimiento.
El interesado tiene igualmente derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente, en Portugal la Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt).
12. Cómo solicitar la supresión de sus datos
El interesado puede solicitar, en cualquier momento, la supresión de una conversación y de los datos que la acompañan, incluidos, en WhatsApp, el número de teléfono, el identificador asignado por Meta y el nombre del perfil. Para ello, debe escribir a privacy@bevantai.com e indicar:
- Si la conversación fue por WhatsApp: el número o el nombre de usuario desde el que escribió y el alojamiento. BeVantai puede pedir la confirmación de que el número o el nombre de usuario pertenece al solicitante.
- Si la conversación fue en el chat de un sitio web: el alojamiento, el día y una frase de la conversación. Como el Usuario no está identificado, es así como se localiza.
- Si el solicitante es Cliente: qué desea suprimir (la cuenta, el formulario o la conexión a WhatsApp). El Cliente también puede retirar el acceso de BeVantai en la configuración de su cuenta empresarial de Meta; a partir de ese momento, BeVantai deja de recibir y enviar mensajes por ese número.
La supresión se completa en un plazo máximo de 30 días, con excepción de los datos que la ley obliga a conservar, como las facturas, y se confirma por escrito. Si la conversación fue con el Concierge de un Cliente, la solicitud se tramita junto con ese Cliente, que es el responsable de los datos. La supresión por parte de BeVantai no elimina las copias que quedan en el WhatsApp del Usuario ni en la aplicación del Cliente.
13. Cookies y almacenamiento local
El Servicio no usa cookies publicitarias ni tecnologías de seguimiento entre sitios.
- En el chat, el navegador del Usuario puede guardar un identificador aleatorio de conversación y los mensajes recientes, para que el hilo de la conversación se mantenga entre páginas; en el sitio, guarda el idioma elegido; si el Usuario usa el dictado, guarda además la indicación de que ya ha visto el aviso del micrófono. Estos datos pueden eliminarse borrando los datos del sitio en el navegador. El permiso del micrófono lo gestiona el propio navegador, donde puede retirarse en cualquier momento.
- En las áreas autenticadas, el panel del Cliente y el formulario, se usa una cookie de sesión, estrictamente necesaria para mantener la sesión iniciada.
14. Menores
El Servicio se dirige a quien contacta con un alojamiento y no está dirigido a menores. BeVantai no recoge intencionadamente datos personales de menores de 16 años.
15. Cambios en esta Política
BeVantai puede actualizar esta Política para reflejar cambios en el Servicio o en la legislación aplicable. La versión vigente es la publicada en esta página, con la fecha indicada en la parte superior. Los cambios relevantes se comunican a los Clientes.
16. Versiones lingüísticas
Esta Política está disponible en portugués, inglés y español. En caso de divergencia entre las versiones, prevalece la versión portuguesa.
¿Dudas sobre esta página? info@bevantai.com
Ver también: Términos y Condiciones · Subencargados